Microsoft Copilot in Business Central: wo KI im Arbeitsalltag wirklich hilft

Der Microsoft Work Trend Index 2024 hat eine Zahl geliefert, die in vielen Unternehmen für Unruhe gesorgt hat: 68 Prozent der Beschäftigten bringen inzwischen eigene KI-Werkzeuge mit an den Arbeitsplatz. Nicht aus Rebellion, sondern weil ihnen niemand welche zur Verfügung stellt.

Für IT-Verantwortliche ist das ein doppeltes Signal. Der Bedarf ist real – und er organisiert sich gerade an der IT vorbei. Copilot in Dynamics 365 Business Central ist eine Antwort darauf, die innerhalb der eigenen Systemgrenzen bleibt.

Das Problem hinter dem Schlagwort

Bevor es um Funktionen geht, lohnt der Blick auf das, was den Arbeitsalltag tatsächlich ausbremst. Derselbe Report nennt drei Werte, die zusammengehören: 71 Prozent der Beschäftigten kommen mit Tempo und Menge der Arbeit nicht mehr gut zurecht, 61 Prozent verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen, und 79 Prozent der Führungskräfte halten den Einsatz von KI für eine Wettbewerbsnotwendigkeit.

Der mittlere Wert ist der interessanteste. Suchen ist keine Tätigkeit, die jemand gelernt hat und die Wert schafft. Sie ist der Preis dafür, dass Informationen an mehreren Stellen liegen: im ERP, im Postfach, in einer Tabelle auf einem Laufwerk, im Kopf einer Kollegin.

Was Copilot in Business Central konkret übernimmt

Copilot ist in Business Central kein eigenes Programm, sondern sitzt in den Masken, in denen ohnehin gearbeitet wird. Die Funktionen entwickeln sich mit jedem Release weiter; das Muster bleibt aber dasselbe.

• Texte entstehen aus vorhandenen Stammdaten statt aus einer leeren Eingabemaske
• Belege und Zeilen werden vorgeschlagen, geprüft wird weiterhin von Hand
• Auffälligkeiten in Zahlenreihen werden angezeigt, ohne dass jemand gezielt danach sucht
• Fragen zu Datensätzen lassen sich in normaler Sprache stellen, statt einen Bericht zu bauen
• Der Kontext bleibt im System – es werden keine Daten in fremde Werkzeuge kopiert

Der letzte Punkt beantwortet die Frage aus der Einleitung. Wer Copilot im ERP bereitstellt, nimmt den Anlass für Schatten-KI weg. Das ist weniger ein Produktivitäts- als ein Governance-Argument, aber in vielen Häusern das ausschlaggebende.

Was die Zahlen zum Nutzen sagen

Microsoft nennt für den Einsatz von Copilot zwei Werte aus Nutzerbefragungen: 90 Prozent berichten von Zeitersparnis, 85 Prozent können sich stärker auf die wichtige Arbeit konzentrieren. Beide Zahlen stammen aus dem Work Trend Index 2024 und sind Selbsteinschätzungen – sie messen wahrgenommene Entlastung, nicht gestoppte Bearbeitungszeiten.

Das ist kein Einwand gegen die Zahlen, aber ein Hinweis darauf, wie man sie liest. Wer eine belastbare Aussage für das eigene Haus braucht, misst zwei, drei konkrete Abläufe vor und nach der Einführung. Angebotserstellung, Zahlungsabgleich und Monatsabschluss sind dafür gute Kandidaten, weil sie regelmäßig anfallen und sich sauber abgrenzen lassen.

Die Voraussetzung, über die selten gesprochen wird

Copilot arbeitet mit den Daten, die im System stehen. Das klingt banal, entscheidet aber über den Nutzen. Ein Vorschlag für eine Verkaufszeile ist nur so gut wie der Artikelstamm dahinter. Eine Auffälligkeit in einer Zahlenreihe ist nur dann eine, wenn die Dimensionen konsistent gepflegt sind.

In gewachsenen NAV- und Business-Central-Landschaften ist genau das oft der wunde Punkt: doppelte Kreditoren, Artikelgruppen aus drei Generationen, Dimensionen, die vor Jahren einmal anders gemeint waren. Eine Migration ist der natürliche Moment, das aufzuräumen – weil die Daten ohnehin angefasst werden.

Der zweite Punkt ist die Version. Copilot-Funktionen kommen mit den aktuellen Releases und sind an die Cloud gebunden. Wer heute auf NAV 2017 oder Business Central v14 arbeitet, hat vor der KI-Frage eine Migrationsfrage zu klären.

So fangen Sie realistisch an

• Einen Ablauf auswählen, der oft vorkommt und wenig Sonderfälle hat
• Vorher messen: wie lange dauert er heute, wie viele Nachfragen entstehen?
• Stammdaten für genau diesen Ablauf bereinigen, nicht das ganze System auf einmal
• Copilot für eine kleine Gruppe freischalten und Rückmeldungen einsammeln
• Erst danach ausweiten – und die Messung wiederholen

Dieses Vorgehen ist unspektakulär, hat aber einen Vorteil: Es liefert nach wenigen Wochen eine Zahl, mit der sich intern argumentieren lässt.

Fazit

Copilot in Business Central ersetzt keine Fachlichkeit. Es nimmt Menschen, die wissen, was richtig ist, die Sucherei und das Abtippen ab. Der Nutzen steht und fällt mit der Datenbasis – und mit einer Version, die aktuell genug ist, um die Funktionen überhaupt zu bekommen.

Die Infografik von Microsoft dazu stellen wir als PDF bereit: Intelligenter arbeiten mit Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central (PDF). Ob Ihr System den Sprung mitmacht, klären wir im kostenlosen Upgrade-Check.