KI-gestützte Cloudtechnologie einführen: ein Leitfaden für den Mittelstand

Zwei Zahlen aus einer Microsoft-Erhebung von 2024 beschreiben die Lage im Mittelstand ziemlich genau: 71 Prozent der Entscheiderinnen und Entscheider halten den Einsatz von KI für wettbewerbsentscheidend – und 61 Prozent haben keine Vorstellung davon, wie sie sie einführen sollen. Zwischen diesen beiden Zahlen liegt der eigentliche Projektbedarf.

Microsoft hat dazu einen Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen veröffentlicht, den wir als Microsoft-Partner weitergeben. Dieser Beitrag fasst die aus unserer Projektsicht wichtigsten Punkte zusammen und ergänzt sie um das, was in der Praxis meist den Ausschlag gibt.

Der Umweg, den viele nehmen

In den meisten Gesprächen beginnt das Thema KI nicht bei der KI. Es beginnt bei Prozessen, die zu viele Handgriffe kosten: Belege, die abgetippt werden. Zahlen, die aus drei Systemen zusammengesucht werden. Auswertungen, die jemand am Monatsende manuell baut. Wer solche Abläufe hat, braucht keine KI-Strategie, sondern zuerst eine Datenbasis, auf der Automatisierung überhaupt greifen kann.

Genau das ist der Grund, warum die Cloud in diesen Projekten keine Geschmacksfrage ist. KI-Funktionen wie Copilot setzen auf aktuellen Plattformständen auf, greifen auf zusammenhängende Daten zu und arbeiten über Systemgrenzen hinweg. Auf einer zehn Jahre alten NAV-Installation gibt es dafür schlicht keinen Anschlusspunkt.

Was Business Central als Grundlage mitbringt

Dynamics 365 Business Central bündelt Finanzen, Einkauf, Verkauf, Lager und Projekte in einem System und ist eng mit Microsoft 365 verzahnt. Für den Arbeitsalltag heißt das vor allem: weniger Systemwechsel. Ein Verkaufsangebot entsteht in Outlook, die Freigabe läuft über Teams, die Zahlen landen ohne Zwischenschritt im Hauptbuch.

Aus Projektsicht sind vier Punkte relevant:

• Eine gemeinsame Datenbasis statt Insellösungen mit eigenen Stammdaten
• Regelmäßige Updates statt großer Versionssprünge alle paar Jahre
• Rollen- und Rechtekonzepte, die auch für KI-Zugriffe greifen
• Erweiterbarkeit über Extensions, ohne den Standard zu verändern

Der letzte Punkt wird gern unterschätzt. Viele gewachsene ERP-Landschaften sind deshalb schwer zu modernisieren, weil Anpassungen direkt im Standard vorgenommen wurden. In Business Central ist dieser Weg bewusst versperrt – was den Einstieg aufwendiger macht, den Betrieb danach aber deutlich ruhiger.

Was Copilot im ERP übernimmt

Copilot ist in Business Central kein separates Werkzeug, sondern in die Masken eingebettet, in denen ohnehin gearbeitet wird. Produktbeschreibungen entstehen aus Stammdaten, Belege werden vorbereitet statt abgetippt, Abweichungen in Zahlenreihen werden angezeigt, ohne dass jemand danach sucht. Der Nutzen liegt selten im spektakulären Einzelfall, sondern in der Summe kleiner Arbeitsschritte, die wegfallen.

Wichtig ist die Erwartungshaltung: Copilot ersetzt keine Fachlichkeit. Es beschleunigt Menschen, die wissen, was richtig ist. Wo Stammdaten unsauber sind, beschleunigt es entsprechend auch den Fehler.

Was der Umstieg wirtschaftlich bringt

Forrester hat 2023 im Auftrag von Microsoft eine Total-Economic-Impact-Studie zu Business Central erstellt. Für ein zusammengesetztes Modellunternehmen weist sie über drei Jahre einen ROI von 172 Prozent aus, eine mögliche Produktivitätssteigerung von 18 Prozent und rund 30.000 US-Dollar eingesparte Gebühren für Drittsysteme, die nach der Konsolidierung entfallen.

Solche Zahlen sind Modellrechnungen und keine Zusage – sie beruhen auf Interviews mit Bestandskunden und einem konstruierten Referenzunternehmen. Als Größenordnung sind sie trotzdem brauchbar, weil sich die Effekte in unseren Projekten an denselben Stellen zeigen: weniger Nebensysteme, weniger manuelle Übertragungen, kürzere Abschlüsse.

Checkliste vor dem Projektstart

Bevor über KI-Funktionen gesprochen wird, lohnt eine ehrliche Bestandsaufnahme. Diese sieben Fragen beantworten wir in jedem Upgrade-Check gemeinsam mit dem Kunden:

• Welche Version setzen Sie heute ein, und wie weit ist sie vom aktuellen Stand entfernt?
• Welche Anpassungen sind geschäftskritisch – und welche nutzt niemand mehr?
• Welche Nebensysteme halten Daten, die eigentlich ins ERP gehören?
• Wie sauber sind Stammdaten, Kontenplan und Dimensionen wirklich?
• Wer entscheidet über Prozessänderungen, und wie schnell?
• Welches Zeitfenster verträgt der Betrieb für eine Umstellung?
• Soll das System in die Cloud oder aus regulatorischen Gründen OnPremise bleiben?

Die letzte Frage ist keine rhetorische. Business Central läuft in beiden Betriebsmodellen, und es gibt gute Gründe für OnPremise. Nur die KI-Funktionen sind an die Cloud gebunden – das gehört zur Entscheidung dazu.

Der Teil, über den selten gesprochen wird

In der Praxis scheitert der Einstieg selten an der Technik der Zielumgebung. Er scheitert an der Strecke dorthin: an gewachsenen Datenbeständen, an C/AL-Anpassungen ohne Dokumentation, an der Sorge vor einem Stillstand im laufenden Betrieb.

Genau an dieser Stelle setzt DataMigrate Pro an. Die Lösung liest die Quelldatenbank direkt und überführt sie in eine aktuelle Business-Central-Umgebung, ohne den Umweg über mehrere Zwischenversionen. Durch die Delta-Synchronisierung bleibt das Altsystem bis zum Stichtag nutzbar, während die Zielumgebung schon aufgebaut, geprüft und aktuell gehalten wird. Der Schritt in die KI-fähige Cloud wird damit planbar statt riskant.

Fazit

KI im ERP ist kein Zusatzmodul, das man einschaltet. Sie ist das Ergebnis einer aufgeräumten, aktuellen und zusammenhängenden Datenbasis. Wer heute noch auf einer alten NAV-Version arbeitet, trifft deshalb zuerst eine Migrationsentscheidung und erst danach eine KI-Entscheidung.

Den vollständigen Leitfaden von Microsoft stellen wir als PDF bereit: Einführung von KI-gestützter Cloudtechnologie (PDF). Wenn Sie wissen möchten, wie weit Ihr System vom aktuellen Stand entfernt ist, ist der kostenlose Upgrade-Check der schnellste Weg zu einer belastbaren Einschätzung.